Как, когда и зачем писать объяснительную работодателю

Все мы порой опаздываем, задерживаемся, попадаем в пробки, затапливаем соседей, отводим ребенка в поликлинику, а иногда даже нарушаем дисциплину на рабочем месте, и работодатель может потребовать от нас объяснений. В статье мы расскажем, как писать объяснительную грамотно и стоит ли вообще это делать.

Объяснительная записка: юридическая суть

Объяснительная записка является документом, в котором сотрудник объясняет своему нанимателю, из-за чего во время работы возникло то или иное происшествие. Обычно оно связано с проступком: прогул, опоздание, потеря документации и прочее.

Иногда случается так, что коллега опоздал или запил и не сбросил нужные данные, а вы из-за этого не сдали своевременно отчет и получили по шапке. В таком случае объяснительная поможет начальству понять, кто все-таки виновен. Корректно сформулированная объяснительная помогает смягчить наказание и даже снять ответственность.

Отказ писать объяснительную является негласным признанием вины, что ведет к дисциплинарному взысканию и даже увольнению.

Порядок требования объяснительной прописан в ТК РФ: если начальник полагает, что его подчиненные как-то провинились, моментально наказать их нельзя, нужно предложить в письменной форме объяснить причины инцидента. Работнику дается минимум 2 дня, чтобы составить объяснительную. Если по окончании этого времени потенциально провинившийся ничего не предоставит, об этом составят акт. Далее возможно дисциплинарное взыскание – замечание, выговор, увольнение. Отказ от объяснительной, несмотря на тесную связь с взысканием, от взыскания не убережет, но и причиной его не послужит.

Возможны два варианта реакции нанимателя на объяснительную.

  1. Великодушно простить. Редкость, но порой возможно и такое. К примеру, сотрудник действительно поступил как-то неподобающе, но по уважительной причине, объясняющей проступок. А может, сам директор не стал артачиться и выбрал не пользоваться правом наложить взыскание. Накладывать дисциплинарное взыскание – его право, но не обязанность.
  2. Издать приказ о дисциплинарном взыскании. Не позднее одного месяца со дня обнаружения нарушения, работодатель должен распорядиться о дисциплинарном взыскании. Приказ огласят в течение 3 рабочих дней с даты издания. Работник вправе не ознакомиться с документом, но это не отменяет его действия. Далее провинившийся либо принимает к сведению приказ, либо направляет жалобу в трудовую инспекцию (или судебный иск).
Папка с  объяснительными работников
Папка с объяснительными работников

Зачем нужны объяснительные?

Объяснительная – инструмент оправдания перед начальством. Она способна помочь даже в критических ситуациях. Представим, что бухгалтер опоздал в офис, директор это отметил и потребовал объясниться. Бухгалтер вправе отказаться, и сам отказ наказанию не подвергнут. Но спустя 2 рабочих дня его привлекут к ответственности за опоздание, объявив замечание или выговор. У провинившегося был шанс дать объяснения, но он им не воспользовался.

Работник волен поступить иначе. К примеру, пояснить в документе, что он опоздал ввиду того, что договорился с монтажниками об установке окон ПВХ, а те подвели и явились на сорок минут позже. В объяснительной допустимо высказать сожаление и дать слово, что впредь подобное не случится. Лояльный начальник, возможно, не только отпустит прегрешение, но еще и даст совет, как найти толковых подрядчиков и заказать пластиковые окна у проверенной фирмы – okna.only.by.

Отказ от объяснительной – худший вариант, который символизирует собой конфликт с работодателем. Руководитель не только не поймет причину проступка, но и не будет знать, что будет дальше – исправится ли сотрудник, окажется ли этот инцидент разовым или войдет в привычку.

Важно: объяснительная с неубедительной и не уважительной причиной все равно лучше, чем никакая. Иногда случаи действительно чрезвычайные и простительные: в подъезде прорвало трубу с кипятком, и покинуть жилье не представлялось возможным, то есть опоздание или прогул произошли по независящим от подчиненного причинам. Начальство обязано проверить информацию, потребовать справку из УК, и если все правда, то не может применять дисциплинарное взыскание. Если такое произойдет, сотрудник вправе идти в суд с объяснительной и доказательствами уважительной причины, и судья с высокой вероятностью встанет на его сторону.

Права и обязанности участников

Написать объяснительную – право, а не обязанность. А вот потребовать объяснительную – уже обязанность. Без требования объясниться нельзя отдавать приказ о наказании или удерживать средства из зарплаты. На практике объяснительную просят по любому поводу и не у одного виноватого, но и у свидетелей и участников. Это нужно даже тогда, когда начальство знает, что работник ни при чем, и множество объяснительных – способ подтвердить и доказать невиновность.

Работодатель не может принудить вас написать бумагу. Нельзя наказать человека, не потребовав с него оправдаться документом. Провинившегося необязательно накажут, возможно, указанные в записке причины удовлетворят начальника.

Права и обязанности участников
Права и обязанности участников

Виды документа

Практика показывает жизнеспособность двух видов объяснительных записок: оправдательная (причины действий или бездействия) и пояснительная (объясняет действия посторонних лиц, когда необходимо найти, кто действительно виноват).

Уведомление работника о написании записки

Бывает такое, что директор, пышущий гневом, влетает в кабинет и орет: объяснительную на стол! Он нарушает порядок уведомления сотрудника о даче объяснений. Даже если испуганный виновник напишет бумагу, то может запросто оспорить ее в суде. Наниматель обязан строго соблюсти процедуру, чтобы взыскание нельзя было обжаловать и отменить.

Импульсивное поведение руководителя зачастую обескураживает работников и исключает альтернативу с обжалованием, а между тем, начальник нарушает порядок привлечения к дисциплинарной ответственности. Если какая-то формальность упущена, а работник имеет смелость обратиться в инспекцию или суд, то проверка выявит нарушение, взыскание снимут, а директора обяжут выплатить моральный ущерб. Чтобы действовать в рамках закона и не оставить нарушителю лазеек, руководитель должен придерживаться четкого порядка действий.

Алгоритм действий работодателя

  1. Акт о нарушении. Здесь фиксируется время нарушения, суть, участники.
  2. Требование объяснительной. Можно потребовать записку двумя путями: издать распоряжение или устно предложить написать объяснение. Второй способ легче и лояльнее, однако его сложнее доказать на суде.
  3. Минимум два рабочих дня на создание объяснительной. У работника за этот период есть шанс ознакомиться с законодательством, локальными актами, посоветоваться с юристом. Поторапливать сотрудника нельзя, как и издавать приказы, пока не минуло два дня.
  4. Рассмотрение объяснительной.
  5. Издание приказа о взыскании либо прощение. Когда работник отказывается что-либо писать, создается акт об отказе. Даже в таком случае нужно выждать два рабочих дня, но выдать приказ не позже чем через 30 дней с нарушения (отпуск и больничный сотрудника не в счет).

Если хоть один пункт нарушен, хоть один срок не соблюден, шансы на то, что пожаловавшийся в суд сотрудник выиграет спор, возрастают.

Уведомить подчиненного о том, что нужно дать объяснительную, иногда затруднительно. Обычно уведомление прописывается в приказе о проведении служебной проверки, который дается на подпись нарушившему. С этой минуты работник осведомлен, а формальности соблюдены.

Иногда нерадивый работник всеми способами уклоняется от ознакомления с документом, чтобы потом пойти в суд и сказать: меня не предупредили. Закон защищает работодателя тем, что позволяет использовать иные средства уведомления сотрудника – электронный ящик, сообщение, заказное письмо или отправление курьером с пометкой о вручении.  

Во второй части материала мы подробно рассмотрим, каких правил нужно придерживаться в составлении объяснительной в российских условиях труда.

Бесплатная юридическая консультация по телефону!

Если у Вас возникла ситуация, в которых требуется квалифицированная помощь специалистов, досконально владеющим законодательством - позвоните по одному из указанных номеров. Лучшие юристы ежедневно приходят на помощь в самых сложных жизненных ситуациях.

Москва и МО:
+7 (499) 577-00-25 доб.201