Все об объяснительной в России

С написанием объяснительной может столкнуться каждый из нас. И лучше все-таки объяснить руководству причины своего проступка, чем вырыть себе яму молчанием. Объяснительная есть не что иное, как рассказ вашей версии о случившемся работодателю и в некоторых случаях – инструмент смягчения взыскания.

Как составить объяснительную: правила

Форма

Универсальной формы объяснительной записки в России нет. Обычно это сухое и краткое изложение обстоятельств.

Структура

Полное название должности руководителя, название организации.
Авторство (ФИО и должность объясняющегося).
Название документа.
Место составления (опционально, если вы, например, пишете записку из дома).
Обстоятельства и причины, место и время, участники инцидента.
Роль составителя записки – что вы натворили (или, наоборот, не сделали), почему и исходя из каких соображений.
Последствия нарушения. В некоторых случаях осознание последствий, или же их незначительность, смягчает наказание.
К чему нарушение привело в итоге.
Дата, подпись составителя.

Формулировка

От того, как работник напишет записку, будет зависеть ее способность быть обжалованной в суде потом. Например, уже знакомый нам бухгалтер может прописать, что пишет объяснительную по устному приказанию начальника. Если он отправится в суд, то поставит руководство в неустойчивое положение – доказательства письменного уведомления не будет, а значит, взыскание могут аннулировать из-за нарушения процедуры, и работник выйдет сухим из воды. А если работник запишет, что основанием послужило распоряжение о служебной проверке, это будет подтверждением: человека письменно предупредили под подпись, и все законно.

Реквизиты (по общим правилам делопроизводства компании)

Выяснить правила оформления можно у кадровика или в нормативных документах организации. Однако в каждом из случаев обязательными будут следующие данные.

Адресат – тот, кому вы пишете объяснение, руководитель или другой человек, который уполномочен принимать решение о наказании.
Адрес и полное наименование компании.
Приложения – все справки, протоколы и иные документы, способные подтвердить версию провинившегося. К примеру, справка из приемного покоя, если по пути в офис на вас напал грабитель с ломом, или постановление о возбужденном уголовном деле, справка из УК или поликлиники. Кстати, прикреплять к объяснительной записке бумаги, подтверждающие, а не опровергающие свою вину, работник не обязан.

Сроки

На написание объяснительной выделяется срок не менее чем два рабочих дня. Сюда не войдут отпуск, болезнь, выходной. Если вы натворили что-то сегодня, а завтра у вас начинается отпуск, сдавать билеты и торопиться писать объяснительную не нужно – вы спокойно едете на море, а по возвращении у вас остается еще целый день на создание записки.

Чтобы вызвать работника из отпуска для написания объяснительной даже на день, начальство должно оформить приказ, но сделать так получится, исключительно если работник согласен и выражает это в письменной форме. Если он готов выйти на один день в офис, то пропущенный день прибавляется ему в конце отпуска или в иное приемлемое для него время в году.

По закону, вызвать болеющего сотрудника на рабочее место нельзя. Нужно дождаться закрытия больничного листа.

Отказ писать объяснительную

По ст. 51 Конституции, никто не обязан свидетельствовать против самого себя, и это касается трудового права тоже. Если вы сочли нужным оправдаться, используйте любые законные способы и любые защитные доводы в объяснительной. Полагаете, что сказанное вами может быть использовано против вас? Тогда отказывайтесь от дачи объяснений.

Отказ от написания объяснительной возможен в любое время. Но чаще всего это решение неразумно. Такой максимализм не решит проблему и не освободит вас от ответственности. Обычно работодатель рассматривает отказ как вызов или как признание вины. Право на защиту и разбирательство ситуации работнику будет предоставлено так или иначе, но возможность погасить конфликт на этапе возникновения уже упущена.

Молчание могут посчитать подтверждением намеренности нарушения, недоброго умысла, изначального мотива. Отказавшись от дачи объяснений, вы сами обеспечиваете себе ужесточение наказания. Помните: начальство – это в первую очередь люди, и они могут даже не быть в курсе, что и где произошло.

Объяснительная – способ изложить вашу версию. От содержания будет зависеть наказание, а разница в нем бывает колоссальна: от замечания до увольнения по статье.

Когда вас могут уволить?

Невозможно уволить лишь за то, что вы отказались писать объяснительную. Уволить или применить иное наказание могут за сам проступок, который вы не пожелали объяснять – неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Акт об отказе необходим для фиксации того, что сотруднику предложили объясниться, но он категорически отказывается. Такой документ поможет начальнику подтвердить, что работник был уведомлен и сам принял решение ничего не объяснять. Акт можно составить уже после того, как прошли два дня, данные провинившемуся на написание записки. Раньше акт создавать запрещается, даже если сотрудник заявил категорически: ничего писать не буду, попробуйте заставьте.

Акт составляет комиссия из трех и более людей (руководящее лицо и двое незаинтересованных коллег). В акте прописывают: название организации, заголовок, дату и место создания, лаконичное описание нарушения, причины отказа со слов работника. Пояснений на этот счет не было? В акте так и напишут. Подписи всех членов комиссии и регистрационный номер документа обязательны, как и подпись сотрудника об ознакомлении с актом.

Сколько хранится объяснительная?

Работодатель, который получил объяснительную, ставит на ней регистрационный номер и дату приема. То, сколько записка хранится, зависит от содержания. Нарушены правила внутреннего распорядка – хранить придется не меньше года. Когда дело касается привлечения лиц, которые нарушили трудовую дисциплину, или вопросов урегулирования служебных интересов, то записка сохраняется больше 5 лет.

Сложнее всего дело обстоит с государственными служащими. Объяснительные о коррупции, о служебном поведении, конфликте интересов, служебных проверках госслужащих положено хранить всегда.

Многие директора уверены, что для увольнения человека достаточно выложить на стол пасьянс из его объяснительных за все годы и объявить суммарное взыскание за все, но они ошибаются. Если в течение месяца работника не наказали, то даже в случае его чистосердечного признания потом его не смогут уволить. Работодатель не воспользовался своим правом наложения взыскания, а значит, упустил момент.

Советы объясняющимся

Не нужно строчить много. Сочинения лишь путают руководителя. Чем более длинная и пространная записка, тем разгромнее приказ о взыскании.
Не описывайте то, что к делу не относится. Начните конкретно с момента нарушения.
Доказывайте свою невиновность. Приводите доводы за себя, а не против, но не лгите.
Будьте объективными. Нет смысла перекладывать вину за прогул на полную луну или шумных соседей, если вы банально проспали весь день.
Не нужно писать красиво, надо – просто.
Краткость – сестра таланта. И ваша спасительница, если вы умело пользуетесь фактами.
Не раздражайте читающего орфографическими ошибками, черканьем, корректором и неопрятностью почерка. Начальник может усмотреть в этом неуважение.

Что нужно запомнить?

Объяснительная пишется добровольно. Отказ не освобождает от ответственности. Написание объяснительной тоже не освобождает вас от ответственности. Однако, случаи с позитивным исходом при написанной записке встречаются чаще, чем при отказе от объяснений.

Поясните, что случилось. Объяснительная – ваш способ донести свою версию. Грамотный документ может смягчить или избавить вас от наказания.

Работодатель не имеет права не уведомить сотрудника о его праве на объяснительную. Если работник избегает уведомления, информацию можно донести любым доступным и фиксируемым способом: почта, факс, телеграмма, мессенджеры.